המדריך נכתב בלשון נקבה (בת מצווה) אבל כמובן שהוא מיועד ל 2 המינים :)
נתחיל בווידוי: הכי מתחשק לי שהצ'ק ליסט הזה יורכב מ-12 צעדים, כי אתם יודעים – זו בת מצווה. אבל אני מבטיח לא לתת לחשקים שלי להכתיב את המדריך הזה, כי אחרי אינספור חגיגות בת מצווה בהם הגעתי כמפיק וכמפעיל, אני כבר יודע היטב: אפשר ללכת לאיבוד בין שלל אפשרויות החגיגה, ומגיע לכם ליהנות ממיקוד וסדר בדרך ליום הגדול. אם כך, ללא שהיות נוספות, בואו ונתחיל! קבלו בסערה את המדריך המלא לתכנון בת מצווה, מ-א' ועד ת'.
1. בונים רשימת מוזמנים:
כדי להבין היכן תעדיפו לקיים את האירוע ולהתחיל במלאכת התכנון, מומלץ להבין מהו סדר הגודל של האירוע המתקרב ומתי הוא יתקיים. הנה כמה שאלות שכדאי לשאול את עצמכם לפני שתעשו זאת:
האם תרצו לקיים בת מצווה משפחתית, עם חברים בלבד או גם וגם?
מהיכן מגיעים האורחים שלכם?
מהו תאריך יום ההולדת של ילדת הבת מצווה?
האם תרצו לקיים את החגיגה בסמוך לתאריך או במועד אחר?
במידה רבה, אופי האירוע, התקציב ושלל פרמטרים נוספים נקבעים לפי הרכב המוזמנים ותאריך האירוע. בת מצווה המתקיימת בחודשי החורף דורשת דגשים אחרים מזו המתקיימת בקיץ, ואירוע משפחתי מצומצם שונה באופיו מבת מצווה המורכבת מחברים ובני משפחה. ההמלצה הטובה ביותר שלי אליכם: חשבו מה מתאים לכם אך גם התייעצו עם הילדה. מניסיוני, היא תדע לכוון אתכם לתמהיל המועדף עליה (משהו בסגנון של "אין מצב שאת מזמינה את דודה צילה ממטולה!") ולסגנון הכללי.
חשבו האם ברצונכם ליצור אווירה אינטימית, קרובה ומשפחתית או האם אתם רוצים שכל חברי הקהילה ישמחו איתכם יחד (חברים, משפחה, חברים של הילדה וכו'). כך תוכלו להבין האם מדובר ב-50 מוזמנים, 150 או אולי 300 (וכן, הכל לגיטימי ובעיקר שאלה של מה מתאים לכם).
הבנתם מי האורחים? גיבשתם סביבת תאריכים כללית? מצוין! כעת אפשר להמשיך לשלב הבא.
2. הגדרת תקציב מראש לכל החגיגה!
אירוע בת מצווה לא תמיד חייב להיות יקר. יש מספר דברים שתצטרכו: שמלה, מזון, מקום, אטרקציות ועוד. ההמלצה שלי היא קודם להגדיר תקציב לאירוע כולל הכל ואז לפי זה אפשר להתחיל לחפש כיוונים. אני ממליץ לכם לזכור דבר אחד: לא צריך להשתולל כלכלית.
3. בחירת מקום לחגיגה
בחירת מקום החגיגה היא נגזרת עיקרית של כמות המוזמנים והתאריך, אך גם של הסגנון האישי שלכם. היום ניתן לערוך בת מצווה בשלל מקומות, ייעודיים יותר או פחות, וגם כאן – השאלה היא מה מתאים לכם. אירוע בת מצווה במסעדה, למשל, ייצור אווירה אינטימית יותר מזו הנחגגת באולם גדול, אך אולם מתאים יותר אם יש לכם כמות מוזמנים גדולה. אם כמות המוזמנים אינה גדולה או שיש לכם שטח גדול בבית, תוכלו לערוך את בת המצווה אפילו בחצר ביתכם. הדבר ידרוש מכם השקעה לוגיסטית גדולה יותר שכן תידרשו לדאוג לפינות ישיבה, שולחנות וכיסאות, קייטרינג, עיצוב, תאורה ודברים נוספים, אך התוצאה תהיה אינטימית להפליא.
אפשרות נוספת היא לחגוג במועדוני ילדים, שרבים מהם נוצרו בדיוק לטובת חגיגות בר מצווה ובת מצווה. למעשה מדובר בחלל בגודל סביר הכולל גם רחבת ריקודים, מקומות ישיבה ותפריט אוכל מותאם לילדים, כמו גם אפשרות להוספת בר מתוקים ואטרקציות נוספות. קהל היעד, במקרה הזה, די ברור: אירוע במועדון פחות מתאים אם אתם מתכננים להזמין גם את סבא, סבתא והדודים, אך הוא מושלם לחגיגה של חברים.
אם לבת המצווה מוזמנים גם משפחה וחברים מבוגרים – התחשבו בהם. וודאו שהמקום הנבחר מאפשר להם לשבת בנוחות רחוק מרחבת הריקודים, שהתפריט יותאם גם אליהם וגם שנוח לכולם להגיע לחגיגה.
במידה והמקום רחוב יחסית אז קחו בחשבון שיש גם אפשרויות לסדר הסעה לכל החברים שתצא מנקודת מפגש שתחליטו. יש לשים אחראי מטעמכם על האוטובוס, זה יכול להיות מישהו מהמשפחה או כל מי שאתם סומכים עליו.
4. קובעים את התוכן
הייתי בלא מעט חגיגות בת מצווה, כולן מקסימות ושמחות, אך אלו שאני זוכר עד היום הן החגיגות שבהן היה תוכן שכלל שיתוף של כלת השמחה. בניגוד לימי הולדת אחרים, שמחים ונהדרים כמובן, יש כאן הזדמנות פז לחגוג גיל מיוחד במינו, הגיל שבו הילדה הופכת לנערה ומתבגרת. זה תווך מרגש מאוד, והרבה הורים בוחרים – ובצדק – להביא אותו לידי ביטוי בחגיגה.
תוכלו לבדוק עם הילדה האם היא רוצה לכתוב דרשה לכבוד בת המצווה ולחשוב יחד על התוכן שלה: מה היא מרגישה לקראת הגיל המיוחד? מי הדמויות הנשיות שהן השראה בעיניה? מה היא מאחלת לעצמה ולחיים הבוגרים אליהם היא נכנסת?
לצד דרשה אפשר לשלב גם תוכן אמנותי הכולל קליפ מעניין, דרכו אפשר להבין מי החוגגת. הקליפים הללו לרוב יהיו הומוריסטיים ומשעשעים, אך יש בהם גם תובנות מרתקות על כלת הבת מצווה, על אופייה ומידותיה הטובות. זה כמובן דורש השקעה מבעוד מועד, אך לרוב תוכלו "להשתלט" על הפקת הקליפ תיק-תק עם גורמי מקצוע או אפילו לבד.
5. משלבים אטרקציות והפעלות
אז יש מקום, יש תאריך ויש אפילו תוכן לבת המצווה – עכשיו הגיע הזמן לעשות כיף! בייחוד אם מגיעים ילדים לחגיגה (חברי וחברות הכיתה) ובייחוד אם יש רחבת ריקודים, מומלץ לפזר במקום "אבקת קסמים" בדמות אטרקציות שונות שמתאימות לאופי, לתקציב ולסגנון המסיבה. האופציות לא נגמרות, והן כוללות הפעלות בסגנון ספורטיבי, תחרותי, מוזיקלי ואפילו משחקים של פעם. כדי שההפעלה תהיה טובה ואיכותית ותשיג את מטרתה, מומלץ לבחור בפעילות העומדת במספר קריטריונים:
פעילות המשלבת את כל ילדי הכיתה
במידת האפשר, כלת בת המצווה היא מרכז הפעילות
הפעלה מותאמת גיל ולאו דווקא "דידקטית", אלא מהנה וקלילה
תוכלו להשקיע במקביל גם באטרקציות נוספות לאירוע, החל מדוכן קליעת צמות, תא צילום עם אקססוריז מגניבים, מתנפחים, משחקי שולחן ועוד שלל "תחנות כיף" שיוסיפו עניין ועושר לבת המצווה. ושוב אזכיר לא צריך להשתולל כלכלית.
הנה כמה רעיונות לתוכן למסיבה שאני יכול להציע לכם: מסיבת בריכה, מסיבת אוזניות, הפעלה לכל החברים, מסיבת קונספט (טיק-טוק, הפקת סרט, הפקת קליפ ועוד.
6. מוסיפים טאצ' מוזיקלי
אחד האלמנטים הקובעים את הטון באירוע, בכל אירוע, הוא המוזיקה המלווה אותו. הפלייליסט שתבחרו ישפיע על האווירה, על הסגנון הכללי ואפילו על רמת האנרגיה של המשתתפים ולכן, כמובן, כדאי לבחור ב-DJ שיעשו את עבודתם נאמנה, יהיו מקצועיים וגם לא פחות חשוב – יתאימו את עצמם לסגנון האישי שלכם ויהיו מעודכנים בכל הלהיטים האחרונים (אני יודע שגם לכם רץ עכשיו בראש שיר של אנה זק, תודו!). אפשר לשלב גם שירת קריוקי במהלך האירוע.
כמו כן אפשר להכין פלייליסט שלכם מראש במידה והאירוע מצומצם ועוסק בעיקר באוכל :)
7. לא שוכחים צילום ומזכרת (כדי שאף אחד לא ישכח את הכיף)
השקעתם באירוע, הזמנתם את כל המי ומי וזה בדיוק הזמן לוודא שתיוותר לכם מזכרת מהממת מהחגיגה ולהזמין אורח אחד אחרון: הצלם!
כשאתם בוחרים צלם לבת מצווה, שווה לבחון האם כדאי להזמין חבילה משולבת הכוללת צילום סטילס, וידאו, אלבום וצילום והדפסה על מגנטים במהלך האירוע. לרוב חבילה כזו תהיה משתלמת יותר בהשוואה לבחירה בכל אחד מהם בנפרד.
בסוף בסוף, אחרי שהאירוע מסתיים ולכולם יש חיוך גדול על הפנים, כדאי לשקול להשאיר משהו קטן לאורחים – מזכרת נחמדה שתזכיר לכולם כמה כיף היה בחגיגה. אין צורך להרחיק לכת ולהשקיע במזכרות יקרות מדי, לרוב מגנטים, עציץ קטן ואפילו מחזיק מפתחות עם משפט מעניין יהיו מזכרת נהדרת!
8. מזכרת לחוגג/ת - מבחינתי זה הכי חשוב :)
כל החברים והמשפחה אמורים להגיע לאירוע איזה כיף, המלצה קטנה שלי שתהיה מזכרת לחוגג/ת לכל החיים: ספר ברכות מכל האנשים האהובים.
מציבים ספר / מחברת עם תמונה יפה של החוגג, מוסיפים כמה עטים בצבעים שונים שהאורחים יוכלו לכתוב ברכה מהלב (ולא מזל טוב על המעטפה).
9. זה הזמן לאחל לכם המון המון מזל טוב
במידה ואתם צריכים חידודים, טיפים נוספים, עזרה נוספת מוזמנים להתקשר אליי בשמחה או לשלוח לי הודעת וואטסטפ. כמו כן כמובן שאשמח להגיע להפעלה או הפקה ולחגוג אתכם את האירוע החשוב והחד פעמי הזה!
עוד טיפ קטן
אל תשכחו חגיגה אינטימית של המשפחה המצומצמת בלבד, כדי להרעיף על החוגג המון אהבה!
דרך נהדרת לחגיגה היא המירוץ למתנה - מירוץ משפחתי המתקיים אצלכם בבית וכולל שלל משימות המותאמות אישית לחוגגים.
המון מזל טוב